Cara Menghitung Biaya Persediaan

Menghitung biaya persediaan dapat kita lakukan dengan menggunakan formula di Excel. Walaupun sudah ada dan banyak software yang berfungsi untuk menghitung biaya persediaan dalam berbagai bidang industri namun menghitung biaya persediaan secara manual dengan menggunakan program Excel pun masih sangat diperlukan hal ini dimaksudkan agar kita mengetahui konsep dan prinsip dasar penghitungan biaya persediaan. Atau mungkin saja pada software yang tersedia masih belum bisa memberikan atau menampilkan data yang sesuai dengan apa yang kita harapkan oleh karena itu kita masih harus mengolahnya dengan menggunakan aplikasi Excel. Jika Anda belum memahami apa itu Excel dan bagaimana cara menggunakannya maka diblog ini bisa Anda baca juga tulisan-tulisan saya yang membahas tentang program aplikasi Excel, dari pengertian dan pemahaman Excel sampai dengan cara menggunakan Excel. Anda juga bisa download aplikasi persedian Excel. Saran saya lebih baik Anda memahami terlebih dahulu tentang program Excel agar Anda pun bisa langsung menerapkannya setelah membaca tulisan cara menghitung biaya persediaan ini.

Pada kesempatan kali ini saya mencoba membahas bagaimana menghitung biaya persediaan produksi dengan menggunakan program Excel. Kenapa saya bahas soal ini ? karena ini berdasarkan pengalaman saya yang kebetulan bekerja di sebuah perusahaan swasta di Indonesia yang bertanggung jawab di departemen PPIC dan Engineering. Tetapi untuk pembahasan pada artikel ini saya lebih memfokuskan pembahasannya ke ruang lingkup departemen PPIC.

Apa itu PPIC ? sedikit penjelasan dari saya, PPIC adalah singkatan dari Planning Production and Inventory Control yang jika diartikan ke bahasa Indonesia mempunyai arti yaitu Perencanaan Produksi dan Pengendalian Persediaan. Berdasarkan arti dari PPIC maka PPIC bertanggung jawab dalam merencanakan aktivitas produksi dan mengontrol status persediaan dalam sebuah perusahaan agar terjadinya keseimbangan antara persediaan yang ada dengan persediaan yang dibutuhkan, demi memperlancar proses pada suatu aktivitas produksi sehingga terjadi ketepatan dan kesesuaian kebutuhan dari mulai raw material sampai dengan finish goods pada sebuah manufakturing. Dengan dasar itu maka PPIC sangat berperan penting dalam menentukan flow proses pada sebuah industri manufakturing.

Didalam tanggung jawabnya dalam merencanakan persediaan, maka PPIC haruslah bisa menghitung biaya-biaya terhadap persediaan perusahaan tersebut agar dapat menentukan kapan dan berapa persediaan itu tersedia dalam perusahaan.

Ok berdasarkan penjelasan saya diatas mungkin anda sudah sedikit mempunyai gambaran mengenai apa itu PPIC dan bagaimana tugas serta tanggung jawabnya. Mengenai biaya persediaan yang akan kita coba bahas diartikel adalah bagaimana cara menghitung biaya persediaan produksi dengan metode EOQ ( Economic Order Quantity ). 

Biaya persediaan terdiri atas biaya variabel dan biaya tetap. Biaya variabel persediaan meliputi :

1. Ordering cost ( biaya pemesanan ), meliputi biaya menunggu permintaan pembeliaan, penyampaian pesanan pembelian, dan yang berhubungan dengan biaya akuntansi, serta biaya penerimaan dan pemeriksaan pemesanan. Sehubungan dengan itu, untuk meminimumkan biaya pemesanan, perusahaan harus melakukan pemesanan dalam jumlah besar, yang pada gilirannya akan meminimumkan biaya pemesanan. Jumlah unit yang dipesan berbanding terbalik dengan frekuensi pemesanan. Apabila jumlah unit yang dipesan diperbesar maka frekuensi pemesanan akan berkurang. Sebaliknya, jika unit yang dipesan diperkecil maka frekuensi pemesanan akan meningkat. Untuk mendapatkan tingkat biaya pemesanan yang optimal, estimasi nilai tersebut akan diperoleh pada titik keseimbangan dengan biaya penyimpanan.
2. Storage or Holding ( biaya penyimpanan ), or carrying cost, adalah biaya atas sediaan yang terjadi sehubungan dengan penyimpanan sejumlah sediaan tertentu dalam perusahaan. Biaya ini mencakup biaya pemanasan ruangan, pendinginan ruang penyimpanan, biaya penerangan, keamanan, sewa gudang dan lain-lain. Biaya penyimpanan umumnya dihitung dengan persen tertentu terhadap harga sediaan misalnya 15% dan 20%.

Selanjutnya, yang dipandang sebagai biaya tetap persediaan ialah harga dari persediaan itu sendiri. Dalam hal ini, harga dipandang sebagai biaya tetap karena pendekatan yang dipakai dalam persediaan ialah harga sediaan yang diketahui tetap dan tidak berubah. 

Biaya variabel persediaan lazim disebut incremental cost. Dengan demikian biaya variabel total ( Total Incremental Cost, TIC ) dapat ditulis dalam persamaan berikut.

Sesuai dengan penjelasan diatas, biaya persediaan yang optimal akan tercapai pada titik keseimbangan antara biaya pemesanan dan biaya penyimpanan. Visualisasinya dapat di lihat pada gambar dibawah ini.

Pada gambar diatas terlihat bahwa biaya rata-rata pemesanan ( average ordering cost memiliki bentuk sebagai asimtot terhadap kurva. Ini berarti, biaya rata-rata pemesanan sediaan akan mendekati nol, jika unit yang dipesan ditambah. Sebaliknya, biaya penyimpanan memiliki perilaku sebaliknya. Biaya penyimpanan akan berubah secara linear terhadap perubahan unit yang dipesan. Jika unit  yang dipesan ditambah, biaya penyimpananpun akan meningkat, dan jika unit yang dipesan dikurangi, biaya penyimpanan pun akan mengecil. Dengan adanya sifat biaya yang demikian maka titik optimum biaya totalnya dapat dicari, yaitu melalui titik keseimbangan antara biaya persamaan dan biaya penyimpanan.

Pesediaan optimum, seperti yang telah saya jelaskan diatas akan dicapai pada titik keseimbangan antara biaya penyimpanan dan biaya pemesanan. Secara matematis, keseimbangan tersebut dapat dirumuskan melalui persamaan berikut. 

Qopt sering disebut Economic Order Quantity ( EOQ ), yaitu jumlah unit yang dipesan pada biaya yang paling murah ( ekonomis ) atau optimal. Model ini memakai asumsi sebagai berikut :

1. Permintaan selama satu tahun ( D ) diketahui tetap dan tidak berubah.
2. Harga sediaan ( C ) diketahui tetap dan tidak berubah.
3. Sediaan dianggap selalu tersedia sehingga dapat diperoleh setiap dibutuhkan.
4. Biaya sediaan diketahui tetap dan tidak berubah.

Berdasarkan asumsi diatas, maka faktor yang dianggap berubah - rubah ialah kuantitas pemesanan ( Q ), yang tergantung pada nilai faktor : D, C, dan biaya-biaya sediaan.

Berdasarkan penjelasan saya diatas maka sekarang pertanyaannya bagaimana cara menghitungnya ? Ok perhatikan langkah-langkah dibawah ini yang akan saya jelaskan dengan mengambil sebuah contoh kasus. 

Sebuah perusahaan memerlukan sediaan sebanyak 15.000 unit pertahun. Biaya pemesanan Rp. 500 per order dan biaya penyimpanan 60% dari harga sediaan per unit per tahun. Harga sediaan per unit Rp. 100. Hitunglah ! 

a. Berapa besar kuantitas pemesanan yang optimal ? 

b. Berapa pula biaya variabel sediaan dan 

c. Berapa biaya total sediaan ?

Pemecahannya : 

Diketahui : D ( Demand Rate ) atau kebutuhan sediaan setahun = 15.000 unit

                 S  ( Setup cost ) atau biaya pemesanan = Rp. 500 per order

                 H ( Holding cost ) atau biaya penyimpanan = 60% per unit = 60% x Rp.100 = Rp. 60

a. Penyelesaiannya dengan menggunakan rumus  

maka akan didapat hasil sebagai berikut :

b. Penyelesaiannya dengan menggunakan rumus  

c. Penyelesaiannya dengan menggunakan rumus