Tujuan Pengendalian Persediaan Dalam Industri

Pengadaan sediaan pada umumnya ditujukan untuk memenuhi hal -hal berikut :

1. Untuk memelihara independensi operasi.  Apabila sediaan material yang diperlukan ditahan pada pusat kegiatan pengerjaan, dan jika pengerjaan yang di laksanakan oleh pusat kegiatan produksi tersebut tidak membutuhkan material yang bersangkutan segera maka akan terjadi fleksibilitas pada pusat kegiatan produksi. Fleksibilitas tersebut terjadi karena system mempunyai sediaan yang cukup untuk menjamin keberlangsungan proses produksi. Akan tetapi, sepanjang di perlukannya penyetelan mesin - mesin untuk tujuan menghasilkan produk yang baru, maka independensi atas alat - alat produksi memungkinkan untuk mempertimbangkan jumlah produksi yang ekonomis. Manajemen dapat memperhitungkan bahan yang di butuhkan untuk melaksanakan produksi yang ekonomis tersebut. Apabila bahan yang di alokasikan tidak selesai di proses dalam waktu yang telah di tentukan, maka akan tercipta persediaan atas produk yang sedang dalam pengerjaan. 
2. Untuk memenuhi tingkat permintaan yang bervariasi. Apabila volume permintaan dapat di ketahui dengan pasti maka perusaahan memiliki peluang untuk menentukan volume produksi yang sama persis dengan dengan volume permintaan tersebut. Sejalan dengan itu perusahaan tidak perlu menyediakan persediaan pengaman ( safety stock ) yang di perlukan untuk menjawab fluktuasi permintaan. Akan tetapi di dunia nyata, volume permintaan tidak dapat di tentukan dengan pasti. Volume permintaan dapat saja melebihi perkiraan karena keberhasilan dalam aktifitas promosi penjualan. Sebaliknya, volume permintaan dapat pula kurang dari yang diramalkan karena adanya tekanan persaingan yang ketat, rendahnya daya beli masyarakat atau pengaruh faktor musiman. Sehubungan dengan itu, volume permintaan pasar yang di hadapi mempunyai gejala yang berfluktuasi. Untuk menjawab fluktuasi permintaan tersebut, perusahaan perlu mempersiapkan persediaan pengaman.

Read more »

Pengendalian Persediaan Dalam Industri Manufacturing

Persediaan memiliki peranan penting. Berdasarkan hasil penelitian saya di berbagai jenis perusahaan manufactur, diperoleh kesimpulan bahwa biaya persediaan merupakan biaya yang terbesar pada usaha manufaktur. Dikaitkan dengan dengan persaingan pasar yang semakin tajam, maka perusahaan dituntut untuk bekerja lebih efisien. Melalui peningkatan efisiensi, harga pokok produksi dapat ditekan. Andaikan peningkatan efisiensi yang dapat di capai adalah 15 %, yang ekuivalen dengan dengan penurunan biaya produksi, juga 15 %. Jika harga jual dapat di pertahankan, berarti perusahaan akan memperoleh kenaikan laba extra sebesar 15%. Akan tetapi, untuk kepentingan persaingan, pada keuntungan yang tetap sama, perusahaan dapat menekan harga 10 sampai 15 % lebih murah. Penggambaran itu menyadarkan semua pihak terkait akan pentingnya pengendalian persediaan.

Untuk mencapai peningkatan efisiensi persediaan ini, pakar manajemen operasional telah menawarkan berbagai macam konsep, antara lain konsep Just In Time Production System, Lean Production System, Demand Pull Production System, dan lain sebagainya. Keseluruhan konsep menawarkan cara menurunkan biaya persediaan, yaitu berproduksi dengan sediaan minimal atau dengan tanpa sediaan bahan di gudang. Konsep tanpa sediaan yang harus disimpan menyatakan bahwa perusahaan akan menghemat biaya investasi gudang, biaya pemeliharaan gudang, biaya yang harus di tanam dalam persediaan, dan kerugian yang timbul akibat sediaan tersimpan di dalam gudang. Kerugian itu dapat berupa kerugian karena rusak, dicuri, turun harga, kebakaran, biaya asuransi kebakaran, ataupun karena bahan itu memerlukan pemeliharaan extra untuk dapat mempertahankan mutunya.

   Setidaknya ada tiga hal yang perlu diperhatikan oleh manajer pabrikasi dalam menangani persediaan ini, yaitu : 

1. Memelihara sumber pasokan;
2. Memelihara material sejak berada di dalam perusahaan;
3. Pemanfaatan yang tepat waktu.

Perusahaan harus mampu membangun kerjasama dengan pihak pemasok ( supplier ), baik melalui ikatan kontrak kemitraan ataupun melalui hubungan bisnis yang saling menguntungkan. Kemampuan memelihara hubungan baik dengan para pemasok menjadi jaminan bagi perusahaan untuk mendapatkan pasokan material secara tepat waktu, tepat jumlah, tepat mutu, dan tepat harga. Jaminan kecukupan material menjadi tiang penopang terhadap keberlangsungan produksi secara berkesinambungan. Ini berkaitan dengan fungsi procurement atau pengadaan ( pembeliaan ).

     Bersamaan dengan hal itu maka atas setiap item sediaan material, pihak yang bertanggung jawab harus mampu memberikan jaminan bahwa item sediaan harus terpelihara dengan baik, aman, dan tidak rusak, sejak di terima sampai diserahkan untuk diolah ke departemen pengolahan. Ini berkaitan dengan fungsi dan tanggung jawab pemeliharaan ( maintenance ).

     Untuk mengefektifkan dan mengefisiensikan kegiatan pengololaan material, jumlah item sediaan serta waktu pengadaannya harus sejalan dengan dengan jadwal produksi. Sediaan tidak boleh terlalu banyak, juga tidak baik jika terlalu sedikit. Sehubungan dengan itu, petugas pengelola sediaan material harus selalu bekerja sama dengan petugas yang menyusun jadwal produksi. Kegiatan ini berhubungan dengan penjadwalan pengeluaran bahan ( scheduling on issuing material, atau lazim di singkat issuing function ).

    Apakah persediaan itu ? dan apa yang di maksud dengan sediaan independen?. Pada pokoknya, sediaan merupakan sumber daya ekonomi yang perlu di adakan dan di simpan untuk menunjang penyelesaian pengerjaan suatu produk. Sumber daya ekonomi tersebut dapat berupa kapasitas produksi, tenaga kerja, tenaga ahli, modal kerja, waktu yang tersedia, dan bahan baku, serta bahan penolong. Namun demikian, dalam kajian yang di lakukan sekarang, sediaan dibatasi pada material, produk sedang dalam proses pengerjaan, dan barang jadi. Dengan demikian persediaan ( Inventory ) adalah sumber daya ekonami fisik yang perlu di adakan dan di pelihara untuk menunjang kelancaran produksi, meliputi bahan baku ( raw material ), produk jadi ( finish product ), komponen rakitan ( component ), bahan pembantu ( subtance material ), dan barang sedang dalam proses pengerjaan ( working in proses inventory ). 
    Lalu apakah tujuan pengendalian persediaan ?

Read more »

Cara Menghitung Biaya Persediaan

Menghitung biaya persediaan dapat kita lakukan dengan menggunakan formula di Excel. Walaupun sudah ada dan banyak software yang berfungsi untuk menghitung biaya persediaan dalam berbagai bidang industri namun menghitung biaya persediaan secara manual dengan menggunakan program Excel pun masih sangat diperlukan hal ini dimaksudkan agar kita mengetahui konsep dan prinsip dasar penghitungan biaya persediaan. Atau mungkin saja pada software yang tersedia masih belum bisa memberikan atau menampilkan data yang sesuai dengan apa yang kita harapkan oleh karena itu kita masih harus mengolahnya dengan menggunakan aplikasi Excel. Jika Anda belum memahami apa itu Excel dan bagaimana cara menggunakannya maka diblog ini bisa Anda baca juga tulisan-tulisan saya yang membahas tentang program aplikasi Excel, dari pengertian dan pemahaman Excel sampai dengan cara menggunakan Excel. Anda juga bisa download aplikasi persedian Excel. Saran saya lebih baik Anda memahami terlebih dahulu tentang program Excel agar Anda pun bisa langsung menerapkannya setelah membaca tulisan cara menghitung biaya persediaan ini.

Pada kesempatan kali ini saya mencoba membahas bagaimana menghitung biaya persediaan produksi dengan menggunakan program Excel. Kenapa saya bahas soal ini ? karena ini berdasarkan pengalaman saya yang kebetulan bekerja di sebuah perusahaan swasta di Indonesia yang bertanggung jawab di departemen PPIC dan Engineering. Tetapi untuk pembahasan pada artikel ini saya lebih memfokuskan pembahasannya ke ruang lingkup departemen PPIC.

Apa itu PPIC ? sedikit penjelasan dari saya, PPIC adalah singkatan dari Planning Production and Inventory Control yang jika diartikan ke bahasa Indonesia mempunyai arti yaitu Perencanaan Produksi dan Pengendalian Persediaan. Berdasarkan arti dari PPIC maka PPIC bertanggung jawab dalam merencanakan aktivitas produksi dan mengontrol status persediaan dalam sebuah perusahaan agar terjadinya keseimbangan antara persediaan yang ada dengan persediaan yang dibutuhkan, demi memperlancar proses pada suatu aktivitas produksi sehingga terjadi ketepatan dan kesesuaian kebutuhan dari mulai raw material sampai dengan finish goods pada sebuah manufakturing. Dengan dasar itu maka PPIC sangat berperan penting dalam menentukan flow proses pada sebuah industri manufakturing.

Didalam tanggung jawabnya dalam merencanakan persediaan, maka PPIC haruslah bisa menghitung biaya-biaya terhadap persediaan perusahaan tersebut agar dapat menentukan kapan dan berapa persediaan itu tersedia dalam perusahaan.

Ok berdasarkan penjelasan saya diatas mungkin anda sudah sedikit mempunyai gambaran mengenai apa itu PPIC dan bagaimana tugas serta tanggung jawabnya. Mengenai biaya persediaan yang akan kita coba bahas diartikel adalah bagaimana cara menghitung biaya persediaan produksi dengan metode EOQ ( Economic Order Quantity ). 

Biaya persediaan terdiri atas biaya variabel dan biaya tetap. Biaya variabel persediaan meliputi :

1. Ordering cost ( biaya pemesanan ), meliputi biaya menunggu permintaan pembeliaan, penyampaian pesanan pembelian, dan yang berhubungan dengan biaya akuntansi, serta biaya penerimaan dan pemeriksaan pemesanan. Sehubungan dengan itu, untuk meminimumkan biaya pemesanan, perusahaan harus melakukan pemesanan dalam jumlah besar, yang pada gilirannya akan meminimumkan biaya pemesanan. Jumlah unit yang dipesan berbanding terbalik dengan frekuensi pemesanan. Apabila jumlah unit yang dipesan diperbesar maka frekuensi pemesanan akan berkurang. Sebaliknya, jika unit yang dipesan diperkecil maka frekuensi pemesanan akan meningkat. Untuk mendapatkan tingkat biaya pemesanan yang optimal, estimasi nilai tersebut akan diperoleh pada titik keseimbangan dengan biaya penyimpanan.
2. Storage or Holding ( biaya penyimpanan ), or carrying cost, adalah biaya atas sediaan yang terjadi sehubungan dengan penyimpanan sejumlah sediaan tertentu dalam perusahaan. Biaya ini mencakup biaya pemanasan ruangan, pendinginan ruang penyimpanan, biaya penerangan, keamanan, sewa gudang dan lain-lain. Biaya penyimpanan umumnya dihitung dengan persen tertentu terhadap harga sediaan misalnya 15% dan 20%.

Selanjutnya, yang dipandang sebagai biaya tetap persediaan ialah harga dari persediaan itu sendiri. Dalam hal ini, harga dipandang sebagai biaya tetap karena pendekatan yang dipakai dalam persediaan ialah harga sediaan yang diketahui tetap dan tidak berubah. 

Biaya variabel persediaan lazim disebut incremental cost. Dengan demikian biaya variabel total ( Total Incremental Cost, TIC ) dapat ditulis dalam persamaan berikut.

Sesuai dengan penjelasan diatas, biaya persediaan yang optimal akan tercapai pada titik keseimbangan antara biaya pemesanan dan biaya penyimpanan. Visualisasinya dapat di lihat pada gambar dibawah ini.

Pada gambar diatas terlihat bahwa biaya rata-rata pemesanan ( average ordering cost memiliki bentuk sebagai asimtot terhadap kurva. Ini berarti, biaya rata-rata pemesanan sediaan akan mendekati nol, jika unit yang dipesan ditambah. Sebaliknya, biaya penyimpanan memiliki perilaku sebaliknya. Biaya penyimpanan akan berubah secara linear terhadap perubahan unit yang dipesan. Jika unit  yang dipesan ditambah, biaya penyimpananpun akan meningkat, dan jika unit yang dipesan dikurangi, biaya penyimpanan pun akan mengecil. Dengan adanya sifat biaya yang demikian maka titik optimum biaya totalnya dapat dicari, yaitu melalui titik keseimbangan antara biaya persamaan dan biaya penyimpanan.

Pesediaan optimum, seperti yang telah saya jelaskan diatas akan dicapai pada titik keseimbangan antara biaya penyimpanan dan biaya pemesanan. Secara matematis, keseimbangan tersebut dapat dirumuskan melalui persamaan berikut. 

Qopt sering disebut Economic Order Quantity ( EOQ ), yaitu jumlah unit yang dipesan pada biaya yang paling murah ( ekonomis ) atau optimal. Model ini memakai asumsi sebagai berikut :

1. Permintaan selama satu tahun ( D ) diketahui tetap dan tidak berubah.
2. Harga sediaan ( C ) diketahui tetap dan tidak berubah.
3. Sediaan dianggap selalu tersedia sehingga dapat diperoleh setiap dibutuhkan.
4. Biaya sediaan diketahui tetap dan tidak berubah.

Berdasarkan asumsi diatas, maka faktor yang dianggap berubah - rubah ialah kuantitas pemesanan ( Q ), yang tergantung pada nilai faktor : D, C, dan biaya-biaya sediaan.

Berdasarkan penjelasan saya diatas maka sekarang pertanyaannya bagaimana cara menghitungnya ? Ok perhatikan langkah-langkah dibawah ini yang akan saya jelaskan dengan mengambil sebuah contoh kasus. 

Sebuah perusahaan memerlukan sediaan sebanyak 15.000 unit pertahun. Biaya pemesanan Rp. 500 per order dan biaya penyimpanan 60% dari harga sediaan per unit per tahun. Harga sediaan per unit Rp. 100. Hitunglah ! 

a. Berapa besar kuantitas pemesanan yang optimal ? 

b. Berapa pula biaya variabel sediaan dan 

c. Berapa biaya total sediaan ?

Pemecahannya : 

Diketahui : D ( Demand Rate ) atau kebutuhan sediaan setahun = 15.000 unit

                 S  ( Setup cost ) atau biaya pemesanan = Rp. 500 per order

                 H ( Holding cost ) atau biaya penyimpanan = 60% per unit = 60% x Rp.100 = Rp. 60

a. Penyelesaiannya dengan menggunakan rumus  

maka akan didapat hasil sebagai berikut :

b. Penyelesaiannya dengan menggunakan rumus  

c. Penyelesaiannya dengan menggunakan rumus 

Read more »